Access 2016 für Dummies

Werden Sie Ihrer Daten nicht mehr Herr? Reicht Ihnen Excel nicht mehr? Wollen Sie endlich auf eine echte Datenbank umsteigen? Die Datenbank ist längst vorhanden, aber Sie müssen oder wollen Berichte, Abfragen und Formulare aus Access heraus erzeugen? Access ist flexibel und leistungsstark ? allerdings ist es nicht selbsterklärend. Laurie Ulrich Fuller und Ken Cook erklären Ihnen deshalb die Bedienung von Access 2016 Schritt für Schritt. Sie zeigen Ihnen, was sich hinter all den Registerkarten und Schaltflächen verbirgt und wie Sie damit zielorientiert arbeiten können. Machen Sie Access zu Ihrem Werkzeug!

Autorentext

Laurie Ulrich Fuller schreibt seit über 20 Jahren Bücher zu Microsoft Office und gibt zugleich Schulungen zu dieser Software. Außerdem leitet sie eine Consulting-Firma für Webentwicklung.
Ken Cook ist Gründer eines IT-Beratungsunternehmens und hat sich auf Datenbanklösungen spezialisiert.

Inhalt

Über die Autoren 7 Über den Übersetzer 7

Über den Übersetzer der Vorauflage 8

Einführung 21

Über dieses Buch 21

Einige Annahmen über Sie als Leser 21

Symbole, die in diesem Buch verwendet werden 22

Wie es weitergeht 23

Teil I Eine Einführung in Access 25

Kapitel 1 Grundlegende Informationen über Access 2016 27

Wofür ist Access denn nun gut? 28

Große Datenbanken erstellen 28

Apps erstellen 28

Datenbanken mit mehreren Tabellen erstellen 29

Datenbanken mit Benutzerformularen 31

Anwendungsspezifische Berichte erstellen 32

Was ist neu in Access 2016? 36

Mit SharePoint Kontakt zur Außenwelt aufnehmen 36

Wie Access funktioniert und wie Sie damit arbeiten 37

Access öffnen 37

Einen Startpunkt auswählen 38

Wie geht es weiter? 42

Kapitel 2 Im Access-Arbeitsbereich navigieren 45

So starten Sie 47

Mit den Access-Werkzeugen arbeiten 49

Registerkarten aktivieren 51

Schaltflächen verwenden 51

Die Registerkarte 'Datei' und die Symbolleiste für den Schnellzugriff 53

Bereiche, Fenster und kontextbezogene Tools verwenden 54

Den Access-Arbeitsbereich anpassen 54

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff verschieben 55

Schaltflächen zur Schnellzugriffsleiste hinzufügen 56

Schaltflächen aus der Schnellzugriffsleiste entfernen 58

Das Menüband minimieren 58

Mit QuickInfos arbeiten 60

Access mit der Maus bedienen 62

Mit der Alt-Taste in Access navigieren 63

Kapitel 3 Datenbankgrundlagen 65

Datenbankterminologie 65

Daten und Datenelemente 65

Datenfelder 66

Datensätze 66

Tabellen 67

Die Datenbank 67

Felddatentypen und Einsatzbereiche 67

Ihre Datenbank - flach oder relational? 72

Isolierte Tabellen 72

Verknüpfte Tabellen 72

Eine Datenbank erstellen 74

Tabellen hinzufügen und wieder löschen 78

Noch eine Tabelle, bitte 78

Ups, das wollte ich nicht tun 80

Kapitel 4 Tabellen planen 83

Datenbanktabellen planen 83

Felder überarbeiten 83

Datentypen festlegen 84

Felder in Tabellen gruppieren 85

Tabellen normalisieren 86

Tabellen in der Entwurfsansicht erstellen 89

Felder erstellen 90

Datentypen und Feldgrößen eingeben 91

Teil II Tabellen einrichten 93

Kapitel 5 Tabellen optimieren 95

Der Primärschlüssel zum Erfolg 95

Grundlegendes über Primärschlüssel 95

Einen Primärschlüssel definieren 97

Tabellen verknüpfen 99

Regeln für Beziehungen 99

Arten von Beziehungen 99

Tabellenbeziehungen erstellen 102

Das Fenster 'Beziehungen' 102

Beziehungen zwischen Tabellen 103

Abfragen durch Indizes beschleunigen 107

Einen eigenen Index erstellen 108

Indizes einer Tabelle anzeigen 108

Einen Index hinzufügen oder entfernen 110

Kapitel 6 Daten ummodellieren 113

Eine Tabelle zur Bearbeitung öffnen 113

Datensätze und Felder einfügen 117

Einen Datensatz hinzufügen 117

Ein Feld einfügen 118

Den Felddatentyp ändern 121

Ein Feld löschen 122

Feldinhalte bearbeiten 122

Ein Feld umbenennen 123

Die Registerkarte 'Felder' verwenden 125

Tabellen umbenennen 125

Fehler rückgängig machen 127

Kapitel 7 Typen, Masken und Trigger? 129

Access-Tabelleneinstellungen 129

Felddatenformate 132

Textfelder 132

Zahlen- und Währungsfelder 135

Datum/Uhrzeit-Felder 138

Ja/Nein-Felder 139

Die Dateneingabe steuern 140

Eingabeformate 140

Erforderlich oder nicht erforderlich 147

Daten mit Gültigkeitsregeln trimmen 149

Den Erfassungsaufwand verringern 150

Teil III Datenverwaltung 153

Kapitel 8 Datenformulare erstellen 155

Formulare erstellen 155

Alles ganz einfach: Formulartools 157

Meistens passend: Der Formular-Assistent 159

Komponenten eines Formulars anpassen 163

Die Layoutansicht 163

Das passende Design wählen 165

Formularsteuerelemente verwalten 165

Daten in der Formularansicht verwalten 170

Navigieren und Datensätze suchen 171

Speichern, leeren und löschen 172

Kapitel 9 Daten importieren und exportieren 175

Daten importieren 175

Dateiformate übersetzen 176

Importieren und verknüpfen 179

Daten exportieren 184

Exportformate 185

Daten aus Tabellen und Abfragen exportieren 185

Einen Bericht in eine PDF-Datei exportieren 187

Kapitel 10 Automatische Datenbearbeitung 189

Achtung! Bitte zuerst lesen! 189

Daten einheitlich korrigieren 192

Ihre Daten mit Abfragen automatisch ändern 194

Nach Duplikaten suchen 195

Der Abfrage-Assistent zur Duplikatsuche 195

Kapitel 11 Access und das Internet 201

Wie Access mit dem Internet zusammenarbeitet 201

Was ist Office 365? 202

Office 365 mit Access 2016 verbinden 203

Die 'Benutzerdefinierte Web App' 204

Neue Tabellen zu einer Web App hinzufügen 207

Eine vorhandene Tabelle in Ihre Web App hochladen 208

Web App-Formulare 210

Ihre Web App starten 211

Einen Datensatz hinzufügen 213

Einen Datensatz bearbeiten 214

Einen Datensatz löschen 215

Eine Access-Desktopdatenbank mit einer Web App verlinken 215

Klick! Hyperlinks in einer Access-Datenbank verwenden 216

Ein Hyperlink-Feld in eine Tabelle einfügen 217

Feinschliff für Ihre Hyperlinks 218

Links testen 219

Teil IV Daten abfragen 221

Kapitel 12 Daten schnell suchen, filtern und sortieren 223

Den Suchen-Befehl verwenden 224

Schnellsuche 224

Suchen im Profimodus 225

Von A nach Z oder von Z nach A sortieren 228

Nach einem einzelnen Feld sortieren 228

Nach mehr als einem Feld sortieren 229

Schnelles und leistungsstarkes Filtern 229

Nach dem Feldinhalt filtern 230

Nach Auswahl filtern 231

Formularbasierter Filter 233

Einen Filter löschen 236

Daten per Filter ausschließen 236

Kapitel 13 Mit Abfragen nach Antworten suchen 237

Einfache (doch leistungsstarke) Filter- und Sortierungstools 239

Zuerst die Daten filtern 239

Informationen mit blitzschnellem Filtern finden 240

Mit dem 'Spezialfilter' arbeiten 242

Auswahlabfragen 247

Stabile Beziehungen als Schlüssel zu aussagestarken Abfragen 248

Den Abfrage-Assistenten verwenden 248

Erste Gehversuche mit dem Abfrageentwurf 255

Die Abfrageergebnisse sortieren 259

Die Abfrageergebnisse durch Filter einschränken 259

Die Abfrage speichern 261

Die Abfrage starten 262

Kapitel 14 Komplexere Abfragen mit UND und ODER 263

Mit UND und/oder ODER arbeiten 263

Wertebereiche abfragen 264

Kriterien mit UND verknüpfen 266

Kriterien mit ODER verknüpfen 267

UND mit ODER und ODER mit UND kombinieren 268

Kapitel 15 Abfragedaten zusammenfassen 271

Daten ohne Taschenrechner zusammenfassen 271

Die 'Funktion'-Zeile Ihren Abfragen hinzufügen 272

Abfragen mit der 'Funktion'-Zeile erstellen 272

Die nützlichsten Optionen der 'Funktion'-Zeile 273

Abfrageergebnisse mit 'Gruppierung' strukturieren 274

Summen berechnen 275

Datensätze zählen 277

Ergebnisse mit 'Bedingung' eingrenzen 278

Eine eigene Top-Ten-Liste erstellen 278

Das richtige Feld für die Zusammenfassungsabfrage 280

Kapitel 16 Mit Formeln Daten berechnen 281

Eine einfache Berechnung 281

Komplexe Berechnungen 283

Eine Berechnung in einer anderen verwenden 284

Mit parametrisierten Abfrage…