SAP Information Lifecycle Management

Um Daten in den SAP-Systemen DSGVO-konform zu verwalten, kommen Sie an SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM) nicht vorbei. Dieses Buch vermittelt Ihnen u.a., wie Sie die frei verfügbare Komponente Retention Management implementieren und nutzen. Die Autorin macht Sie mit den Kernfunktionen und mit weiteren, ergänzenden Werkzeugen vertraut. Zahlreiche praktische Beispiele und Screenshots veranschaulichen das Vorgehen. Aus dem Inhalt: Einführung in die Grundfunktionen von SAP ILM Retention Management und Retention Warehouse Vereinfachtes Sperren und Löschen Datenschutz in SAP ERP HCM Berechtigungssteuerung Komplettlöschung eines Personalfalls Data Controller Rule Framework Datentransparenz Legal Case Management Systemstilllegung Daten kundeneigener Anwendungen verwalten

Datenschutz, Aufbewahrungsregeln, Systemstilllegung, Legal Case Management u.v.m.

Autorentext
Iwona Luther arbeitet seit 1997 bei SAP im Bereich Datenarchivierung, der sich im Laufe der Jahre zu SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM) weiterentwickelt hat Zunächst war sie als Entwicklerin tätig, dann zusätzlich als Projektleiterin, Koordinatorin und in der Qualitätssicherung. Sie ist verantwortlich für die zugehörigen Kundenkurse BIT660, BIT665, BIT670. Frau Luther ist Product Standard Owner ILM und zudem Ansprechpartnerin für den DSAG- und ASUG-Arbeitskreis Datenarchivierung und ILM. Bei SAP PRESS hat sie bereits zwei Bücher veröffentlicht: Datenschutz mit SAP (zusammen mit Volker Lehnert, Björn Christoph und Carsten Pluder) und Praxishandbuch SAP-Datenarchivierung (als Co-Autorin von Ahmet Türk).

Inhalt

Vorwort der »Väter« von SAP ILM ... 17

Vorwort des DSAG-Arbeitskreises Datenarchivierung & ILM ... 19

Vorwort des Finanzvorstands SAP SE ... 21

1. Einführung in SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM) ... 23

1.1 ... Von der Datenarchivierung zu ILM: Wo der Schuh drückte und was Abhilfe schaffte ... 23

1.2 ... Aufbewahrung und Recht ... 31

2. Grundfunktionen von SAP ILM ... 45

2.1 ... Archivierungsobjekt und Datenvernichtungsobjekt ... 45

2.2 ... Das ILM-Objekt -- Herr über die Aufbewahrungsregeln ... 46

2.3 ... Das Prüfgebiet -- Ihr Grund zur Definition von Aufbewahrungsregeln ... 52

2.4 ... Regelwerkkategorien ... 70

2.5 ... Regelwerke -- die Schatzkiste mit den Regeln ... 73

2.6 ... Vom WebDAV und der BC-ILM-Zertifizierung zum ILM Store Browser ... 100

2.7 ... Datenvernichtungsfunktionen ... 131

2.8 ... Benötigte Business-Funktionen ... 158

2.9 ... Benötigte HTTP-Services ... 160

2.10 ... ILM-Rollen und -Transaktionen ... 163

3. Zusatzfunktionen im Retention-Management-Szenario ... 165

3.1 ... ILM-Benachrichtigungen ... 165

3.2 ... ILM-Erweiterungen der Archivverwaltung ... 175

3.3 ... ILM Work Center ... 178

3.4 ... SAP ILM Store ... 195

3.5 ... Data Controller Rule Framework ... 211

3.6 ... Legal Case Management ... 236

4. Vereinfachtes Sperren mit SAP ILM ... 253

4.1 ... Wie die DSGVO SAP ILM zur Blütezeit verhalf ... 253

4.2 ... Lösungsübersicht ... 260

4.3 ... Vorbereitungen ... 265

4.4 ... Sperren in der betriebswirtschaftlichen Betrachtung ... 302

5. Sperren und Vernichten mit SAP ILM in SAP S/4HANA Cloud ... 333

5.1 ... Unterschiede zu SAP ERP und SAP S/4 HANA ... 333

5.2 ... Benötigte Benutzerrollen und Anwendungskataloge ... 335

5.3 ... Prüfgebiete ... 336

5.4 ... ILM-Objekte ... 338

5.5 ... Regelwerke ... 338

5.6 ... Objektgruppen und Regelgruppen ... 341

5.7 ... ILM-Geschäftsregeln verwalten ... 344

5.8 ... Archivierung ... 344

5.9 ... Stammdatensperrung ... 358

5.10 ... ILM-Geschäftsregeln verwalten ... 365

5.11 ... Datenvernichtungsfunktionen ... 366

6. Sperren und Vernichten in SAP ERP HCM ... 373

6.1 ... Einführung ... 373

6.2 ... Zeitraumabhängige Berechtigungssteuerung in SAP ERP HCM ... 384

6.3 ... Datenvernichtung in SAP ERP HCM mit SAP Information Lifecycle Management ... 401

6.4 ... Komplettlöschung eines Personalfalls in SAP ERP HCM ... 475

6.5 ... Weitere vernichtungsrelevante Daten in SAP ERP HCM ... 488

6.6 ... Auskunftsersuchen eines Mitarbeiters ... 501

6.7 ... Überblick über die Funktionen und Transaktionen ... 503

7. Umsetzung eines SAP-ILM-DSGVO-Projekts ... 505

7.1 ... Bestandsaufnahme ... 506

7.2 ... Phasen eines SAP-ILM-DSGVO-Projekts ... 508

7.3 ... Komplexe Systemlandschaften im SAP-ILM-DSGVO-Projekt ... 539

7.4 ... Geschäftsprozesse und verantwortliche Stelle ... 549

8. Systemstilllegung mit SAP ILM Retention Warehouse ... 557

8.1 ... Grundlagen und Begriffsklärung ... 557

8.2 ... Systemarchitektur ... 559

8.3 ... Replikation von Daten aus dem Altsystem ... 561

8.4 ... Archivierung von Daten aus dem Altsystem ... 571

8.5 ... Übernahme der Archivdateien ins SAP-ILM-RW-System ... 581

8.6 ... Reporting im SAP-ILM-RW-System ... 587

9. Den Datenlebenszyklus kundeneigener Entwicklungen mit SAP ILM verwalten ... 603

9.1 ... Entscheidungskriterien für einen ILM-Anschluss ... 603

9.2 ... ILM-Fähigkeit des Archivierungsobjekts ... 607

9.3 ... ILM-Fähigkeit des Archivschreibprogramms ... 610

9.4 ... Das Datenvernichtungsobjekt -- die Alternative zum Archivierungsobjekt ... 618

9.5 ... Ein ILM-Objekt anlegen -- die Transaktion IRM_CUST ... 631

A. Literaturhinweise ... 687

B. Die Autorin und die Co-Autoren ... 689

Index ... 693