Die Auswahl und Einarbeitung von qualifiziertem Personal ist mit hohen Kosten und viel Aufwand verbunden. Die Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden geschieht oft unsystematisch und ist sehr stark vom jeweiligen Vorgesetzten abhängig. Das Ziel der vorliegenden Arbeit ist es, ein Einführungskonzept zu erarbeiten. Dabei wird zuerst der IST-Zustand erhoben und die Mitarbeitenden haben die Möglichkeit, sich anonym zu ihrem Start zu äußern. Die Auswertung dieses Fragebogens bildet die Basis für die anschließende GAP-Analyse. Mit diesem Instrument aus dem strategischen Controlling wird der Soll-Zielwert definiert und mit dem IST-Zustand abgeglichen. Das Ergebnis der GAP-Analyse wird für die Modellierung des Einarbeitungsprozesses verwendet:
Teilprozess 1 Von der Vertragsunterschrift bis zum ersten Arbeitstag.
Teilprozess 2 Der erste Arbeitstag.
Teilprozess 3 Vom zweiten Tag bis zum Ablauf der Probezeit.
Als weiteres Ergebnis dieser Arbeit entsteht ein Dossier. Dieses bildet das Gerüst und die Wegleitung für einen, systematischen und zielgerichteten Einführungsprozess.

Autorentext

Samir Stroh ist 1980 in Basel geboren. Er ist Stv. Gemeindeverwalter und Mitglied der Geschäftsleitung der Gemeindeverwaltung Birsfelden, leitet die Abteilungen Sicherheit, Verkehr und Stadtbüro. Nach seiner kaufmännischen Grundausbildung mit Berufsmatur absolvierte er die Polizeischule und schloss die höhere Fachprüfung Polizist ab. Er studierte Betriebswirtschaft und schließt 2014 den Masterstudiengang in Public Management ab.

Leseprobe
Textprobe:
Kapitel 8.2, GAP-Analyse:
8.2.1, Definition GAP-Analyse:
Die GAP-Analyse ist ein klassisches Instrument des strategischen Controllings. Durch sie lassen sich die Abweichungen von dem geplanten Ziel feststellen. Es werden Probleme und ungewünschte Entwicklungen erkannt. Deshalb gilt die GAP-Analyse als Früherkennungsmethode, durch die rechtzeitig geeignete Massnahmen ergriffen werden können.
Die GAP-Analyse (Lückenanalyse) ist ein strategisches Planungs- und Kontrollinstrument, mit dessen Hilfe man Abweichungen zwischen geplanter (gewünschter) und tatsächlicher (erwarteter) Entwicklung ermitteln kann. Unter der Voraussetzung, dass die bisherige Geschäftspolitik fortgeführt wird, werden in einem Diagramm die Kurven geplante und tatsächliche Entwicklung gegenüber gestellt. Man spricht dabei auch von einem sogenannten Soll-IST-Vergleich. Die zu erwartende Entwicklung kann dabei auf Basis von extrapolierten oder korrigierten Vergangenheitswerten ermittelt werden. Sollte im Rahmen dieses Vergleiches eine Lücke zwischen gewünschter und zu erwartender Entwicklung entstehen, spricht man von einer sogenannten strategischen Lücke.
Die GAP-Analyse bildet somit ein ideales Instrument welches für den Soll-IST-Vergleich angewendet werden kann. Da die erwartete Entwicklung extrapoliert werden muss, wird zwangsweise mit Annahmen gearbeitet. Diese Tatsache darf im Hintergrund nicht vergessen worden. Um die aufgestellte GAP-Analyse überprüfen zu können, muss in einem geeigneten zeitlichen Abstand eine erneute Umfrage bei sämtlichen Neueintritten nach dem 01.01.2012 durchgeführt werden, um den Erfolg dieses Konzeptes zu überprüfen.
8.2.2, Durchführung der GAP-Analyse:
Die GAP-Analyse besteht aus zwei Variablen. Einerseits aus der Entwicklungslinie und anderseits aus der Ziellinie. Die Entwicklungslinie repräsentiert die erhobenen Daten aus der Vergangenheit bis zum IST-Zustand. In dieser GAP-Analyse bildet die Entwicklungslinie (in der Grafik blau dargestellt) die Ergebnisse des Fragebogens ab. Dazu wurde ein Durchschnitt von sämtlichen ausgewerteten Fragen errechnet.
Würde keine Änderung bei der Einführung neuer Mitarbeiter vorgenommen, muss davon ausgegangen werden, dass für die nächsten Jahre keine wesentlichen Änderungen an einer zukünftigen Umfrage festgestellt werden könnte. Somit würde die Entwicklungslinie ohne markante Änderung in die Zukunft laufen (in der Grafik rot dargestellt).
Die zweite Variable ist die Ziellinie. Damit die Ziellinie (in der Grafik grün dargestellt) abgebildet werden kann, muss ein Ziel definiert werden.
Das Ziel gemäss dem Prinzip SMART lautet:
Im Jahr 2016 wird sämtlichen Mitarbeitern, welche ihre Tätigkeit nach dem 01.01.2012 in Angriff genommen haben, der im Anhang beigefügte Fragebogen zugestellt. Bei der Auswertung soll eine Zufriedenheit von mindestens 90% erreicht werden.
Nach der Definition des Ziels können Teilziele definiert werden. Als Annahme wurden folgende Teilziele definiert: 2012 = 69% / 2013 = 75% / 2014 = 80% / 2015 = 85% / 2016 = 90%, wobei die Prozentzahl jeweils die Auswertung der Zufriedenheit darstellt.
Die nun daraus, in der Grafik dargestellte, entstandene Lücke (Differenz zwischen der grünen und roten Linie) stellt die Ziellücke (engl. GAP) dar. Die derzeitige Entwicklung kann somit mit der gewünschten Entwicklung verglichen werden.
Damit diese Entwicklung jedoch überprüft werden kann, muss in der Zukunft mit den neuen Mitarbeitern zwingend eine Umfrage durchgeführt werden.