Entwicklung eines intra- und extranetfähigen Systems zur papierlosen Lenkung von Dokumenten

Diplomarbeit aus dem Jahr 2001 im Fachbereich BWL - Personal und Organisation, Note: 1,0, FH OÖ Studienbetriebs GmbH - Fakultät für Technik/Umweltwissenschaften (unbekannt), Sprache: Deutsch, Abstract: Inhaltsangabe:Zusammenfassung:
Die vorliegende Arbeit befasst sich mit der Einführung eines Systems zur papierlosen Lenkung der Managementdokumente in einem international tätigen Unternehmen unter Einbindung aller Verkaufsbüros weltweit. Ziel des Projekts war es, ein System aufzubauen welches es ermöglicht sowohl intern als auch extern über das Internet auf Dokumente zuzugreifen. Dabei musste es auch in der Lage sein, sowohl Prüf- und Freigabeprozesse als auch die Revisionsverwaltung und Archivierung der Dokumente zu unterstützen.
Hintergrund der Aufgabenstellung ist der hohe Arbeitsaufwand und damit die Kosten, die eine Dokumentenlenkung auf Papierbasis verursacht. Eine Analyse der Ist-Situation, das Festschreiben des Kriterienkatalogs, die Produktauswahl und die Entwicklung des Konzepts zur papierlosen Lenkung der Dokumente erfolgten im Team. Dazu nötigen Informationen wurden über Literaturrecherchen und Interviews gewonnen. Die Umsetzung erfolgte letztendlich unter Einsatz des ausgewählten Softwarepakets welches als einziges der zur Auswahl stehenden Produkte die Anforderungen erfüllte und gleichzeitig das Potential hat gruppen- bzw. konzernweite Strategien in der Informationstechnologie zu unterstützen.
Durch Reorganisation der Abläufe und Einsatz des neuen Systems konnten die Arbeitsschritte im Ablauf der Dokumentenlenkung von ursprünglich 25 auf 8 verringert werden. Neben der massiven Reduktion des Arbeitsaufwandes für kopieren, sortieren, verteilen und archivieren gehören auch 80 bis 90 % der Kosten für Papier, Toner, anderer Verbrauchsmaterialien und der Wartung der Vergangenheit an. Daneben bietet die Softwarelösung auch Vorteile wie schnelleren Zugriff auf Dokumente, verbesserten Datenschutz und Datensicherheit. Zusätzlicher Nutzen ergibt sich aus der Tatsache, dass es sich bei der gewählten Software um kein System handelt welches speziell nur für die Dokumentenlenkung einsetzbar ist, sondern eine universelle Plattform für einen weltweiten Informationsaustausch darstellt und sich für das Wissensmanagement eignet.
Inhaltsverzeichnis:Inhaltsverzeichnis:
0.0Einleitung1
1.0Dokumente2
1.1Was ist ein Dokument?2
1.2Dokumententypen4
1.3Dokumentenarten5
1.3.1NCI Dokumente5
1.3.2CI Dokumente5
1.3.3Elementare und komplexe Objekte6
1.3.4Standards für zusammengesetzte Dokumente6
Acrobat6
ODA Open Document Architecture (ISO 8613)6
SGML Standard Generalized Markup Language (ISO 8879)7
OLE (Objct Linking and Embedding)8
1.3.5Container9
1.4Abgrenzung Dokumente Daten9
1.5Dokumentenlebenszyklus10
2.0Dokumentation11
2.1Was ist Dokumentation?11
2.2Unterscheidungskriterien11
2.2.1Direkte Dokumentation11
2.2.2Indirekte Dokumentation12
2.2.3Referral12
3.0Dokumente und QM System12
3.1Welchen Nutzen bringt ein QM-System?12
3.2Erfolgsrelevanz des Qualitätsmanagements16
3.2.1PIMS (Profit Impact on Market Strategies) -Studie16
3.2.2Auswirkung von Kundenorientiertheit auf Erfolgskennzahlen17
3.2.3Auswirkungen der Anwendung eines TQM Modells17
3.3Sinn und Zweck der Dokumentation20
3.4Empfehlungen der ISO 9004:2000 zum Aufbau einer QM Dokumentation21
3.5Arten der in Qualitätsmanagementsystemen verwendeten Dokumente22
3.6Dokumentationsanforderungen der ISO 9001:200023
3.6.1Allgemeines23
3.6.2Qualitätsmanagementhandbuch24
3.6.3Lenkung von Dokumenten24
3.6.4Lenkung von Aufzeichnungen25
3.7Wirtschaftlichkeit der Dokumentation25
4.0Dokumente und Unternehmen26
4.1Einleitung26
4.2Typen von Dokumenten in Unternehmen26
4.3Herausforderungen der Zukunf...

Klappentext

Inhaltsangabe:Zusammenfassung: Die vorliegende Arbeit befasst sich mit der Einführung eines Systems zur papierlosen Lenkung der Managementdokumente in einem international tätigen Unternehmen unter Einbindung aller Verkaufsbüros weltweit. Ziel des Projekts war es, ein System aufzubauen welches es ermöglicht sowohl intern als auch extern über das Internet auf Dokumente zuzugreifen. Dabei musste es auch in der Lage sein, sowohl Prüf- und Freigabeprozesse als auch die Revisionsverwaltung und Archivierung der Dokumente zu unterstützen. Hintergrund der Aufgabenstellung ist der hohe Arbeitsaufwand und damit die Kosten, die eine Dokumentenlenkung auf Papierbasis verursacht. Eine Analyse der Ist-Situation, das Festschreiben des Kriterienkatalogs, die Produktauswahl und die Entwicklung des Konzepts zur papierlosen Lenkung der Dokumente erfolgten im Team. Dazu nötigen Informationen wurden über Literaturrecherchen und Interviews gewonnen. Die Umsetzung erfolgte letztendlich unter Einsatz des ausgewählten Softwarepakets welches als einziges der zur Auswahl stehenden Produkte die Anforderungen erfüllte und gleichzeitig das Potential hat gruppen- bzw. konzernweite Strategien in der Informationstechnologie zu unterstützen. Durch Reorganisation der Abläufe und Einsatz des neuen Systems konnten die Arbeitsschritte im Ablauf der Dokumentenlenkung von ursprünglich 25 auf 8 verringert werden. Neben der massiven Reduktion des Arbeitsaufwandes für kopieren, sortieren, verteilen und archivieren gehören auch 80 bis 90 % der Kosten für Papier, Toner, anderer Verbrauchsmaterialien und der Wartung der Vergangenheit an. Daneben bietet die Softwarelösung auch Vorteile wie schnelleren Zugriff auf Dokumente, verbesserten Datenschutz und Datensicherheit. Zusätzlicher Nutzen ergibt sich aus der Tatsache, dass es sich bei der gewählten Software um kein System handelt welches speziell nur für die Dokumentenlenkung einsetzbar ist, sondern eine universelle Plattform für einen weltweiten Informationsaustausch darstellt und sich für das Wissensmanagement eignet. Inhaltsverzeichnis:Inhaltsverzeichnis: 0.0Einleitung1 1.0Dokumente2 1.1Was ist ein Dokument?2 1.2Dokumententypen4 1.3Dokumentenarten5 1.3.1NCI Dokumente5 1.3.2CI Dokumente5 1.3.3Elementare und komplexe Objekte6 1.3.4Standards für zusammengesetzte Dokumente6 Acrobat6 ODA Open Document Architecture (ISO 8613)6 SGML Standard Generalized Markup Language (ISO 8879)7 OLE (Objct Linking and