Um Daten in den SAP-Systemen DSGVO-konform zu verwalten, kommen Sie an SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM) nicht vorbei. Lernen Sie in diesem Buch z. B., wie Sie das Retention Management implementieren und nutzen. Die Autorin macht Sie mit den Kernfunktionen und mit weiteren, ergänzenden Werkzeugen vertraut. Diese zweite Auflage wurde u. a. um Informationen zur Datenvernichtung von Anlagen, dem Information Retrieval Framework und neuen Stammdaten-Sperrfunktionen ergänzt. Aus dem Inhalt: Grundfunktionen von SAP ILM Retention Management und Retention Warehouse Vereinfachtes Sperren und Löschen Datenschutz in SAP HCM for SAP S/4HANA Berechtigungssteuerung Information Retrieval Framework Data Controller Rule Framework Datentransparenz Legal Case Management Systemstilllegung Daten kundeneigener Anwendungen verwalten

Autorentext
Iwona Luther arbeitet seit 1997 bei SAP im Bereich Datenarchivierung, der sich im Laufe der Jahre zu SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM) weiterentwickelt hat Zunächst war sie als Entwicklerin tätig, dann zusätzlich als Projektleiterin, Koordinatorin und in der Qualitätssicherung. Sie ist verantwortlich für die zugehörigen Kundenkurse BIT660, BIT665, BIT670. Frau Luther ist Product Standard Owner ILM und zudem Ansprechpartnerin für den DSAG- und ASUG-Arbeitskreis Datenarchivierung und ILM. Bei SAP PRESS hat sie bereits zwei Bücher veröffentlicht: Datenschutz mit SAP (zusammen mit Volker Lehnert, Björn Christoph und Carsten Pluder) und Praxishandbuch SAP-Datenarchivierung (als Co-Autorin von Ahmet Türk).

Inhalt

Vorwort der »Väter« von SAP ILM ... 17
Vorwort des DSAG-Arbeitskreises Datenarchivierung und ILM ... 19
Vorwort des Finanzvorstands SAP SE zur ersten Auflage ... 20
1. Einführung in SAP Information Lifecycle Management ... 21

1.1 ... Von der Datenarchivierung zu ILM: Wo der Schuh drückte und was Abhilfe schaffte ... 21
1.2 ... Aufbewahrung und rechtliche Rahmenbedingungen ... 28

2. Grundfunktionen von SAP ILM ... 39

2.1 ... Archivierungsobjekt und Datenvernichtungsobjekt ... 40
2.2 ... Das ILM-Objekt ... 40
2.3 ... Das Prüfgebiet -- Ihr Grund zur Definition von Aufbewahrungsregeln ... 46
2.4 ... Regelwerkkategorien ... 63
2.5 ... Regelwerke -- die Schatzkiste mit den Regeln ... 66
2.6 ... Vom WebDAV und der BC-ILM-Zertifizierung zum ILM Store Browser ... 95
2.7 ... Datenvernichtungsfunktionen ... 123

3. Systemeinstellungen ... 177

3.1 ... Benötigte Business Functions ... 177
3.2 ... Benötigte HTTP-Services ... 179
3.3 ... ILM-Rollen und -Transaktionen ... 181

4. Sperren von personenbezogenen Daten vorbereiten ... 183

4.1 ... Wie die DSGVO SAP ILM zur Blütezeit verhalf ... 183
4.2 ... Vereinfachtes Sperren und Löschen personenbezogener Daten: Lösungsübersicht ... 189
4.3 ... Vorbereitungen für das Sperren von Stammdaten in Transaktion SPRO ... 195
4.4 ... Vorbereitungen für das Sperren von Bewegungsdaten in Transaktion SPRO ... 207
4.5 ... Vorbereitungen für das Sperren von Stammdaten in SAP ILM ... 207
4.6 ... Vorbereitungen für das Sperren von Bewegungsdaten in SAP ILM ... 217
4.7 ... Anwendungsregelvarianten ... 222
4.8 ... Vorbereitungen für das Archivieren von Stamm- und Bewegungsdaten ... 229
4.9 ... Vorbereitungen aus der Sicht des abhängigen und führenden Stammdatensystems ... 232

5. Sperren von personenbezogenen Daten durchführen ... 237

5.1 ... Sperren von Bewegungsdaten im Geschäftsprozess ... 237
5.2 ... Anzeige von gesperrten Bewegungsdaten im Geschäftsprozess ... 238
5.3 ... Sperren von Stammdaten im Geschäftsprozess ... 242
5.4 ... Lokaler EoP-Check (Zwischenprüfung ohne Setzen des Sperrkennzeichens) ... 254
5.5 ... Anzeige von gesperrten Stammdaten im Geschäftsprozess ... 256
5.6 ... Entsperren von Stammdaten im Geschäftsprozess ... 262
5.7 ... Mögliche Kombinationen und Reihenfolgen für das Sperren personenbezogener Daten ... 266
5.8 ... Ergänzende Beispiele: das Sperren von Benutzerstammdaten ... 270

6. Zusatzfunktionen im Retention-Management-Szenario ... 275

6.1 ... ILM-Benachrichtigungen ... 275
6.2 ... ILM-Erweiterungen der Archivverwaltung ... 285
6.3 ... ILM Work Center ... 288
6.4 ... ILM Store ... 303
6.5 ... Data Controller Rule Framework ... 318
6.6 ... Legal Case Management ... 344
6.7 ... Information Retrieval Framework ... 359

7. SAP ILM in SAP S/4HANA Cloud Public Edition ... 373

7.1 ... Generelle Unterschiede in SAP S/4HANA Cloud Public Edition ... 373
7.2 ... Benötigte Benutzerrollen und Anwendungskataloge ... 375
7.3 ... Prüfgebiete ... 375
7.4 ... ILM-Objekte ... 381
7.5 ... Regelwerke ... 382
7.6 ... Objektgruppen und Regelgruppen ... 385
7.7 ... Archivierung ... 388
7.8 ... Stammdatensperrung ... 401
7.9 ... ILM-Geschäftsregeln verwalten ... 406
7.10 ... Datenvernichtungsfunktionen ... 407

8. Sperren und Vernichten in SAP HCM for SAP S/4HANA ... 415

8.1 ... Einführung ... 415
8.2 ... Personalnummern nach Austrittsmaßnahme sperren ... 426
8.3 ... Zeitraumabhängige Berechtigungssteuerung in SAP HCM for SAP S/4HANA ... 430
8.4 ... Datenvernichtung in SAP HCM for SAP S/4HANA mit SAP ILM ... 446
8.5 ... Komplettlöschung eines Personalfalls in SAP HCM for SAP S/4HANA ... 514
8.6 ... Weitere vernichtungsrelevante Daten in SAP HCM for SAP S/4HANA ... 526
8.7 ... Überblick über die Funktionen und Transaktionen ... 538

9. Umsetzung eines SAP-ILM-DSGVO-Projekts ... 539

9.1 ... Bestandsaufnahme ... 540
9.2 ... Phasen eines SAP-ILM-DSGVO-Projekts ... 542
9.3 ... Typische Systemlandschaften im SAP-ILM-DSGVO-Projekt ... 577
9.4 ... Typische Anforderungen in einem SAP-ILM-DSGVO-Projekt ... 591
9.5 ... Spezialfälle und wie man sie mit SAP ILM umsetzt ... 605

10. Systemstilllegung mit SAP ILM Retention Warehouse ... 611

10.1 ... Grundlagen und Begriffsklärung ... 611
10.2 ... Systemarchitektur ... 613
10.3 ... Replikation von Daten aus dem Altsystem ins SLT-System ... 616
10.4 ... Archivierung von Daten aus dem Altsystem ... 627
10.5 ... Übernahme der Archivdateien ins RW-System ... 636
10.6 ... Reporting über Daten im RW-System ... 641

11. Den Datenlebenszyklus kundeneigener Entwicklungen mit SAP ILM verwalten ... 657

11.1 ... Entscheidungskriterien für einen ILM-Anschluss ... 657
11.2 ... ILM-Fähigkeit des Archivierungsobjekts ... 661
11.3 ... ILM-Fähigkeit des Archivschreibprogramms ... 664
11.4 ... Das Datenvernichtungsobjekt -- die Alternative zum Archivierungsobjekt ... 671
11.5 ... Ein ILM-Objekt anlegen -- Transaktion IRM_CUST ... 684

Anhang ... 739

A ... Literaturhinweise ... 739

Die Autorin und das Beiträgerteam ... 741
Index ... 745