Prozessorientierte Auswahl eines ERP-Systems: Ein Leitfaden für die Praxis

Die übereinstimmende Meinung, die in der wissenschaftlichen Literatur vertreten wird, ist, dass die Einführung eines ERP-Systems heutzutage zu den komplexesten, teuersten und risikoreichsten Projekten gehört, die ein Unternehmen aufgreifen kann. Umso wichtiger ist es also, von Anfang an eine nachvollziehbare Systematik auszuarbeiten und sich konsequent daran zu halten. Ziel dieser Arbeit ist, einen methodischen Ansatz zur systematischen Notwendigkeitsprüfung, Vorbereitung und der prozessorientierten Auswahl eines ERP-Systems auszuarbeiten. Das Hauptaugenmerk liegt dabei auf einer höchstmöglichen Praxisorientierung, Nachvollziehbarkeit und einer weitgehenden Allgemeingültigkeit. So wurde eine umfangreiche Marktrecherche durchgeführt, um konkrete Empfehlungen geben zu können. Die Recherche stützt sich sowohl auf eine aufwendige Untersuchung des Online-Angebotes im Bereich der ERP- und ERP-nahen Dienstleistungen als auch auf zahlreiche konventionelle Informationsquellen, allen voran fachspezifische Printmedien. Bedingt durch den begrenzten Rahmen einer wissenschaftlichen Arbeit sowie der hohen Komplexität der gesamten ERP-Thematik wurde der Fokus bewusst lediglich auf den Auswahlprozess eines ERP-Systems gelegt. Das sekundäre Ziel lag in der Begründung der Notwendigkeit einer ERP-Einführung, die aus den Anforderungen des organisatorischen Wandels resultiert.

Autorentext

Denis Steiner wurde 1978 in Moskau geboren. Sein Studium der Betriebswirtschaft an der Fachhochschule Hof schloss der Autor im Jahre 2006 mit dem akademischen Grad des Diplom-Betriebswirtes ab. Bereits während seines Studiums mit vertiefter Praxis sammelte der Autor umfassende praktische Erfahrungen in den Bereichen der IT und des Controllings. Insbesondere auf der Schnittstelle der beiden Themengebiete war er als Projektleiter aktiv und begleitete einige ERP- und BI-Projekte, was ihn auch maßgeblich zur Verfassung dieser Arbeit bewegte.

Leseprobe
Textprobe:
3, Prozessorientierte Auswahl eines ERP-Systems:
3.1, Grundsätzliches:
Wenn man der wissenschaftlichen Literatur zum Thema ERP glauben darf, gehören solche Implementierungsprojekte zu den komplexesten und risikoreichsten Unterfangen überhaupt. Selbst mit dem Aufstieg auf den Mount Everest ist ERP schon mal verglichen worden.
Was im ersten Moment melodramatisch oder gar reißerisch erscheint, entpuppt sich beim genauen Hinsehen als nur leichte Übertreibung, die nicht all zu weit von der tatsächlichen Situation entfernt ist. Zu Beginn dieser Arbeit wurde das ERP-System bereits als zentrales Nervensystem eines Unternehmens bezeichnet. Und genau so wie bei den Eingriffen in ein echtes Nervensystem können die Auswirkungen von globaler Tragweite sein. Immerhin bildet das ERP-System im Idealfall die komplette unternehmerische Organisation samt allen wichtigen Geschäftsprozessen ab. Es sind schätzungsweise bis zu 90 % aller Backoffice-Aktivitäten davon betroffen.
Bis allerdings das gesamte System, und insbesondere die damit abgebildeten Prozesse, so laufen, wie die ursprüngliche Planung dies vorgesehen hat, können, je nach Integrationsgrad, Jahre vergehen sowie Tausende von Euros verbraucht werden.
Umso wichtiger ist es, vor Beginn des Projektes eine möglichst genaue Vorstellung davon zu haben, was man realistisch gesehen zu erwarten hat. In den nachfolgenden Kapiteln soll nun der Versuch unternommen werden, die wesentlichen Aspekte eines ERP-Auswahlprozesses von der ersten grundlegenden Notwendigkeitsanalyse bis hin zu konkreten Wahl eines ERP-Anbieters zu erläutern. Bevor jedoch die erste konkrete Maßnahme, die Notwendigkeitsbegründung, angegangen wird, sollten einige der wichtigsten Problemfelder, die bei einem ERP-Projekt fast schon zwangsläufig auftauchen, näher betrachtet werden, da diese die anschließenden Entscheidungen durchaus maßgeblich beeinflussen könnten.
3.2, Die wesentlichen Problemfelder:
Sehr lange Zeit wurden die IT-Projekte nach dem Motto erst machen, dann Nutzen evaluieren durchgeführt. Man beschaffte EDV-Lösungen, die am Markt im Trend lagen und sich aus der Sicht der Verantwortlichen ggf. als nützlich erweisen könnten. Laut einer Studie von Ernst & Young analysieren gerade einmal 40 % der Unternehmen regelmäßig den Nutzen ihrer IT-Systeme. Dass dabei die Transparenz über die Effizienz der eigenen EDV weitgehend auf der Strecke bleibt, versteht sich von selbst. Diese Nutzentransparenz wird zudem mit der zunehmenden Komplexität der IT-Lösung immer geringer. Betrachtet man den Umfang der ERP-Projekte, drängt sich der Verdacht auf, dass diese besonders davon betroffen sind.
Und tatsächlich scheint eine kritische Betrachtung von vielen durchgeführten ERP-Projekten diesen Verdacht zu bestätigen. Zahlreiche Befragungen von Unternehmen zeigen, dass nur eine vergleichsweise geringe Anzahl an Betrieben ihre, zum Teil hochgesteckten Ziele, die an das ERP-Projekt geknüpft waren, erreicht haben. Vorausgesetzt, diese wurden überhaupt evaluiert.
Eine weitere Problematik, die bei der Beurteilung der Notwendigkeit der ERP-Einführung entsteht, ist die Tatsache, dass viele positive Effekte erst Monate oder sogar Jahre nach der Einführung zur Geltung kommen. Insbesondere scheint es den Grad der Integration der abgebildeten Prozesse zu betreffen, die, wie bereits erläutert, die absolute Grundlage der Organisation und deren Abbildung im ERP-System darstellen.
Dieser Punkt ist speziell vor dem Hintergrund des sog. Quartaldenkens , das sich immer mehr durchsetzt, von enormer Bedeutung. Man erwartet heutzutage schnelle und klar sichtbare Resultate. Da dürfte es den Verantwortlichen schwer fallen, die entsprechenden Interessengruppen davon zu überzeugen, jahrelang auf quantifizierbare Ergebnisse zu warten . Diese Problematik wird zudem durch die enormen Kosten eines ERP-Projektes verstärkt. So belaufen sich die durchschnittlichen anfänglichen Kosten für einen ERP-Arbeitplat