La confiance débute par la transparence. Dans cette déclaration de protection des données, nous allons donc vous indiquer comment et dans quel but nous collectons, traitons et utilisons vos données à caractère personnel. Pour cela, cette déclaration de protection des données se base sur le Règlement général sur la protection des données (RGPD) européen qui s’est imposé en tant que standard pour une protection des données stricte et efficace.
D’une manière générale, Ex Libris SA, Grünaustrasse 23, 8953 Dietikon («nous») est responsable du traitement des données conformément à cette déclaration de protection des données. En cas de questions relatives à cette déclaration de protection des données ou au traitement de vos données à caractère personnel, n’hésitez pas à nous contacter comme suit:
Ex Libris SA
Grünaustrasse 23
8953 Dietikon
datenschutz@exlibris.ch
044 743 72 77
Dans certains cas, une autre entreprise peut également être responsable du traitement des données, p. ex. si vous accédez à nos réseaux sociaux (p. ex. une page Facebook). Dans ce cas, des données à caractère personnel peuvent être collectées directement par le prestataire concerné ou lui être transmises. Le prestataire concerné est le premier responsable du traitement des données correspondantes. Dans la mesure où nous som-mes co-responsables, nous concluons avec lui un accord en ce sens (vous pouvez vous informer sur son contenu auprès du prestataire). Vous trouverez également des informa-tions complémentaires relatives à de tels traitements de données dans la déclaration de protection de données des prestataires. Nous pouvons également transmettre des données à caractère personnel à des tiers dans d’autres cas. Vous trouverez des informa-tions plus détaillées à ce sujet sous le point 6.
Nos traitements de données concernent avant tout nos clients, mais également d’autres personnes dont nous traitons les données à caractère personnel, p. ex. les visiteurs de nos sites Internet, les utilisateurs de nos offres en ligne, les personnes qui font appel à nos services ou qui sont en contact avec nos services.
Cette déclaration de protection des données s’applique indépendamment du canal via lequel vous entrez en contact avec nous, que ce soit en magasin, par téléphone, sur une boutique en ligne, via un site Internet, dans une appli, sur un réseau social, lors d’une ma-nifestation, etc. Cette déclaration de protection des données s’applique au traitement de données à caractère personnel déjà collectées et de celles qui le seront à l’avenir. Pour certaines offres et prestations (p. ex. les concours), des dispositions supplémentaires rela-tives à la protection des données peuvent également s’appliquer en complément de cette déclaration de protection des données. Dans ce cas, nous vous indiquons toujours les dis-positions supplémentaires.
Le droit relatif à la protection des données régule le traitement des données à caractère personnel. Les «données à caractère personnel» sont l’ensemble des informations pou-vant être mises en relation avec une certaine personne physique, c’est-à-dire un individu. Le «traitement» signifie l’utilisation de vos données à caractère personnel. En Suisse, les informations se rapportant à une certaine personne morale (p. ex. les indications relatives à un contrat avec une entreprise) sont également considérées comme des données à caractère personnel.
Selon l’occasion et la finalité, nous traitons différentes données à caractère personnel. Vous trouverez des informations plus précises à ce sujet dans cette partie et fréquemment également dans les conditions générales de vente, les conditions de participation ainsi que les dispositions similaires ou bien dans les déclarations complémentaires relatives à la protection des données. D’une manière générale, nous collectons directement vos données à caractère personnel, p. ex. lorsque vous nous transmettez des données, que vous communiquez avec nous où que vous effectuez des achats chez nous. Cependant, ces données peuvent également être collectées à partir d’autres sources, comme d’autres entreprises du groupe Migros ou des tiers comme des organismes de crédit, des fournisseurs de services en ligne, des prestataires financiers lors des paiements, etc.
Ce faisant, nous traitons les données à caractère personnel, quelquefois également des données à caractère personnel sensibles, en particulier dans les situations exposées ci-après. Vous trouverez des indications supplémentaires, p. ex. concernant la transmission de vos données à caractère personnel, à partir du point 6.
5.1.1. Quelles données à caractère personnel traitons-nous à quelles fins?
Lorsque vous effectuez des achats chez nous, nous traitons les données à caractère per-sonnel en rapport avec votre solvabilité, votre compte client et votre comportement d’achat et de paiement, c’est-à-dire en particulier les données à caractère personnel suivantes:
5.2.1. Quelles données à caractère personnel traitons-nous à quelles fins?
Nous traitons les données à caractère personnel dans le cadre de notre programme e-Club «programme club»). Dans ce cadre, nous traitons en particulier les données à caractère personnel suivantes:
5.3.1. Quelles données à caractère personnel traitons-nous à quelles fins?
Données techniques (fichiers journaux): Lorsque vous visitez nos sites Internet, selon l’offre et les fonctionnalités, nous traitons des données à caractère personnel. Les don-nées collectées automatiquement à des fins techniques et enregistrées dans des fichiers journaux («fichiers log») en font partie. Il s’agit p. ex. de l’adresse IP ainsi que d’indications spécifiques à l’appareil, comme l’adresse MAC et le système d’exploitation de la tablette, de l’ordinateur, du smartphone, etc. («terminal»), d’informations relatives au fournisseur d’accès Internet de l’utilisateur, de renseignements sur les contenus visualisés, et de la date et de l’heure de la visite du site Internet ou d’éléments relatifs à la connexion.
Cookies et autres technologies: Selon la fonctionnalité, nous enregistrons également des cookies ou nous utilisons des technologies similaires. Les cookies sont de petits fichiers que notre site Internet crée automatiquement dans votre navigateur et qui sont sauve-gardés sur votre terminal. Les cookies contiennent un numéro unique (ID) que nous pou-vons attribuer à un utilisateur d’Internet donné, en règle générale sans connaître son nom. Selon l’utilisation prévue, ils fournissent aussi des informations complémentaires, p. ex. à propos des pages consultées et de la durée de la visite d’une page.
5.4.1. Quelles données à caractère personnel traitons-nous à quelles fins?
Nous traitons les données à caractère personnel pour envoyer des messages d’information et des messages publicitaires sous forme écrite ou électronique, dans la mesure où vous ne vous opposez pas à ce traitement. Dans ce but, nous traitons en parti-culier les données à caractère personnel suivantes:
Nous collectons et traitons des données à caractère personnel lorsque vous participez à des concours, tirages au sort et manifestations similaires. L’étendue des données à carac-tère personnel traitées peut varier selon les cas; vous trouverez des indications plus pré-cises à ce sujet dans les conditions de participation correspondantes. Les données à carac-tère personnel suivantes en font en particulier partie:
5.6.1. Quelles données à caractère personnel traitons-nous à quelles fins?
Nous collectons et traitons des données à caractère personnel lorsque vous nous contac-tez ou que nous vous contactons par écrit, par voie électronique ou par téléphone, p. ex. lorsque vous contactez le service clientèle ou que vous nous écrivez par e-mail, par voie postale ou que vous nous appelez, mais p. ex. également lorsque vous laissez un commen-taire sur notre site Internet. Dans ce cadre, nous traitons les indications de contact et de communication, dont les données à caractère personnel suivantes font en particulier par-tie:
Nous travaillons avec d’autres entreprises, p. ex. avec des fournisseurs, acheteurs com-merciaux d’articles et de services, partenaires de coopération et prestataires (p. ex. des prestataires informatiques). Ce faisant, nous traitons également des données à caractère personnel relatives aux interlocuteurs dans ces entreprises, p. ex. leur nom, leur fonction, leur titre et leur communication avec nous, pour la préparation et la réalisation du con-trat, pour la planification, à des fins de comptabilité et d’autres finalités relatives au con-trat. Selon le domaine d’activité, nous sommes également tenus de vérifier de manière plus détaillée l’entreprise concernée et ses collaborateurs, p. ex. par le biais d’un contrôle de sécurité. Dans ce cas, nous collectons et traitons des éléments supplémentaires, le cas échéant également de fournisseurs tiers. Si vous travaillez dans nos locaux, nous traitons également d’autres renseignements comme la nationalité et le statut de résident, des copies du passeport et de la carte d’identité, les antécédents judiciaires et les mesures pénales, le numéro et l’utilisation du badge, l’utilisation de notre infrastructure informa-tique et les enregistrements vidéo (dans la mesure où vous vous trouvez dans une zone surveillée par caméra).
Ce traitement permet en particulier les finalités suivantes:
Fins statistiques: Nous traitons vos données à caractère personnel à des fins statistiques, p. ex. afin d’évaluer sur une base non individuelle des informations relatives aux interactions de nos clients avec nous. Cela nous permet également de mieux répondre aux be-soins de nos clients. Par ailleurs, nous déterminons ainsi les produits qui sont privilégiés et savons comment nous pouvons améliorer notre offre. Ceci est nécessaire pour nos intérêts légitimes.
Études de marché: nous traitons les données à caractère personnel pour les études de marché. Pour cela, nous pouvons utiliser des informations relatives à votre comportement d’achat, p. ex. des indications concernant les achats, les commandes, l’historiques des achats, les lieux d’achat et horaires privilégiés, les paniers d’achats, les préférences et les affinités, mais aussi des renseignements issus de sondages clients, de questionnaires, d’études de marché et d’opinion et d’études correspondantes, ainsi que des indications supplémentaires, provenant p. ex. des médias, des réseaux sociaux (dans la mesure où les données sont publiques), de l’Internet et d’autres sources publiques. Le traitement à ces fins est nécessaire pour les intérêts légitimes.
Administration: nous traitons les données à caractère personnel à des fins administra-tives. Nous pouvons par exemple traiter des données à caractère personnel dans le cadre de l’administration du service informatique ou de la gestion de biens immobiliers. Nous traitons également des données à caractère personnel à des fins de comptabilité et d’archivage, et d’une manière générale, pour la vérification et l’amélioration des processus internes. Le traitement aux fins indiquées peut être nécessaire à l’exécution de contrats. De plus, il est nécessaire à nos intérêts administratifs légitimes.
Transactions portant sur des entreprises: nous pouvons également traiter des données à caractère personnel pour le contrôle, la préparation et l’exécution de rachats et de ventes d’entreprises, et pour les achats ou les ventes d’actifs. Dans ce contexte, nous traitons les données à caractère personnel dont l’étendue dépend de l’objet et du stade de la transac-tion. Le cas échéant, de telles informations sont communiquées à un potentiel partenaire contractuel ou collectées par celui-ci, pour autant que cela soit autorisé. Lorsque nous vendons des créances, nous transmettons p. ex. à l’acquéreur des informations relatives à la cause et au montant de la créance ainsi que, le cas échéant, des données sur la solvabi-lité et le comportement du débiteur. Le traitement de ces données vise en particulier à vérifier et, le cas échéant, à exécuter des transactions correspondantes. Ce faisant, des notifications aux autorités nationales et internationales peuvent aussi être nécessaires. Le traitement aux fins indiquées peut être nécessaire à l’exécution de contrats. De plus, il est dans notre intérêt légitime. Lorsque nous traitons des données à caractère personnel particulièrement sensibles, nous demandons généralement votre autorisation explicite.
Candidature à un poste: si vous postulez chez nous, nous traitons vos coordonnées, les informations qui nous sont transmises (p. ex. la lettre de motivation, la situation familiale, le CV, les connaissances et aptitudes, les intérêts, les références, les qualifications, les diplômes, etc.). Des données à caractère personnel particulièrement sensibles peuvent également en faire partie, p. ex. des données relatives à la santé ou des indications concernant l’appartenance à un syndicat. Dans le cadre de la candidature à un poste, d’autres données à caractère personnel peuvent également être nécessaires, selon le poste et le profil. Nous traitons ces données à caractère personnel afin de vérifier vos qualifications pour le poste concerné, afin de discuter avec vous d’un éventuel recrutement et, le cas échéant, pour la préparation et la conclusion d’un contrat. Avec votre autorisation, nous conservons également votre candidature en vue d’un éventuel recrutement ultérieur lorsque nous, ou vous-même, renonçons à l’embauche. L’indication des données à caractère personnel mentionnées n’est pas obligatoire. Cependant, nous ne pouvons pas traiter une candidature sans les données à caractère personnel indispensables. Si vous postulez chez nous, nous traitons vos données à caractère personnel en vue d’un possible contrat. De plus, nous considérons votre candidature comme une autorisation.
Respect des exigences légales: nous traitons les données à caractère personnel de manière à respecter les directives légales ainsi qu’à éviter et identifier les infractions. C’est p. ex. le cas lorsque nous recevons et traitons des réclamations ou des signalements d’infractions, ou lorsqu’une autorité exige des documents comportant votre nom et vos coordonnées, ou lorsque cette autorité effectue une enquête chez nous. Il est également possible que nous réalisions des enquêtes internes impliquant le traitement de vos données à caractère personnel. Dans ce cadre, nous pouvons aussi traiter être amenés à trai-ter des données à caractère personnel de tiers. Ce traitement permet de garantir le respect des obligations légales, y compris les injonctions d’un tribunal ou d’une autorité, la garantie préventive de la conformité ainsi que la clarification d’abus. Le traitement aux fins indiquées est nécessaire au respect des obligations légales et pour les intérêts légitimes.
Préservation des droits: nous traitons les données à caractère personnel dans différents cas afin de préserver nos droits, p. ex. afin de faire valoir des revendications par voie judiciaire et extrajudiciaire, ainsi que devant les autorités nationales et internationales, ou encore afin de faire face à des revendications. Pour cela, nous pouvons traiter vos données à caractère personnel et les données à caractère personnel de tiers, ou transmettre des données à caractère personnel à des tiers au niveau national et international, dans la mesure où cela est nécessaire et autorisé. Nous pouvons par exemple faire clarifier les perspectives de succès d’une procédure ou remettre des documents à une autorité. Il est également possible que des autorités nous demandent de transmettre des documents contenant des données à caractère personnel. Pour cela, en plus des coordonnées de contact de la personne, nous pouvons, selon les cas, traiter d’autres données à caractère per-sonnel, p. ex. des indications relatives à des évènements ayant entraîné ou susceptibles d’entraîner un différend. Ce traitement permet de clarifier et de faire valoir nos revendications, dont peuvent également faire partie les revendications d’entreprises liées à nous et de nos partenaires contractuels et commerciaux, la défense par rapport à des prétentions contre nous, nos collaborateurs, des entreprises liées à nous et nos partenaires contractuels et commerciaux, la clarification des chances de succès d’une procédure et de questions juridiques, économiques et autres, et la participation à des procédures devant les tribunaux et autorités au niveau national et international. Le traitement aux fins indiquées peut être nécessaire à l’exécution de contrats. De plus, ce traitement est dans notre intérêt légitime et, le cas échéant, dans l’intérêt légitime de tiers.
Vous trouverez des informations relatives à la transmission de vos données à caractère personnel à des tiers au point 5. De plus, d’une manière générale, nous pouvons trans-mettre des données à caractère personnel à des tiers lorsque cela est légalement néces-saire ou que nous pensons que cela est nécessaire à la préservation de nos intérêts, en particulier dans les cas suivants:
Nous prenons des mesures de sécurité appropriées de nature technique (p. ex. cryptage, pseudonymisation, archivage, restriction d’accès, sécurisation des données, etc.) et orga-nisationnelle (p. ex. instructions à nos collaborateurs, clauses de confidentialité, contrôles, etc.), afin de garantir la sécurité de vos données à caractère personnel, de les protéger contre des traitements injustifiés ou illégitimes, et de contrer le risque de perte, d’une modification involontaire, d’une divulgation involontaire ou d’un accès non autorisé. Cependant, d’une manière générale, les risques de sécurité ne peuvent être totalement exclus; certains risques résiduels sont généralement inévitables.
Nous stockons vos données à caractère personnel sous forme personnellement identifiable aussi longtemps que cela est nécessaire à la finalité concrète pour laquelle nous les avons collectées; pour les contrats, il s’agit généralement au minimum de la durée de la relation contractuelle. De plus, nous stockons les données à caractère personnel lorsque la sauvegarde répond à un intérêt légitime. Cela peut être le cas en particulier lorsque nous avons besoin de données à caractère personnel afin de faire valoir des prétentions ou de nous défendre contre celles-ci, à des fins d’archivage et pour garantir la sécurité informatique. De plus, nous stockons vos données à caractère personnel tant qu’elles sont soumises à une obligation de conservation légale. Une durée de conservation légale de dix ans s’applique p. ex. à certaines données. Pour d’autres données, différentes durées de conservation plus courtes s’appliquent, par exemple pour les enregistrements des caméras de vidéosurveillance ou les enregistrements de certains processus sur Internet (fichiers journaux). Dans certains cas, nous vous demandons également votre autorisation lorsque nous souhaitons stocker des données à caractère personnel plus longtemps (par exemple pour les candidatures que nous souhaitons garder en suspens). Une fois les dé-lais indiqués expirés, nous supprimons vos données à caractère personnel ou nous les rendons anonymes.
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données lorsque nous traitons vos données à caractère personnel sur la base d’un intérêt légitime. Vous pouvez également vous opposer à tout moment aux traitements de données en rapport avec la publicité directe (p. ex. les e-mails publicitaires). Ceci est également valable pour le profilage, dans la mesure où celui-ci est lié à une telle publicité directe.
De plus, dans la mesure où les conditions respectives applicables sont remplies et qu’aucune exception légale ne s’applique, vous disposez des droits suivants:
Dans tous les cas, vous n’êtes pas tenu(e) de nous communiquer des données à caractère personnel dans la mesure où ces informations ne sont pas nécessaires à la réalisation d’une obligation contractuelle. Cependant, nous ne sommes souvent pas en mesure de fournir une offre ou une prestation sans que vous nous transmettiez un certain nombre de renseignements. Ainsi, nous ne pouvons pas livrer les achats sans collecter et traiter d’indications relatives à vos achats et à vos coordonnées. Par ailleurs, bien que la partici-pation au programme club soit facultative, elle nécessite le traitement de certaines don-nées à caractère personnel.
Si vous avez des questions ou des demandes relatives à cette déclaration de protection de données ou au traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez nous con-tacter aux coordonnées indiquées au point 2. Vous avez également la possibilité de vous adresser sous les coordonnées de contact suivantes à notre coordinateur de la protection des données ou, pour les personnes résidant dans la Principauté de Liechtenstein, à notre représentant au Liechtenstein:
Cette déclaration de protection des données peut être modifiée au fil du temps. Nous informons activement les personnes dont les coordonnées sont enregistrées chez nous en cas de modifications significatives, si cette notification est possible sans moyens dispro-portionnés. D’une manière générale, la déclaration de protection des données dans sa version actuelle au début du traitement est celle qui s’applique pour les traitements des données.
19.02.2019 / Version 2.0
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